Elektronisk kjørebok regler

Grunnleggende om elektronisk kjørebok regler

I henhold til bokføringsloven, er det slik at alle bokførte opplysninger skal dokumenteres. Nettopp av denne grunn er det viktig for bedrifter å sikre korrekt føring av kjørebok. Det betyr dog ikke at bruk av elektronisk kjørebok nødvendigvis er et krav, men det er så absolutt den enkleste og sikreste metoden for å hente inn nødvendig dokumentasjon.

Les mer om vår elektroniske kjørebok her.

Krav til bruk av elektronisk kjørebok

Selv om det altså ikke er krav til bruk av elektronisk kjørebok for hverken kjøregodtgjørelse eller dokumentasjon av kjøring i jobben, finnes det enkelte tilfeller hvor myndighetene krever at det brukes en elektronisk kjørebok.
Kravet gjelder for de som disponerer bedriftens varebiler eller lette lastebiler privat, og for de som ønsker redusert beskatning grunnet stort behov for firmabil i jobben.

For varebiler og lette lastebiler kreves det bruk av elektronisk kjørebok for å dokumentere differansen mellom total kjørelengde og yrkeskjøring. Denne differansen skattlegges som privat bruk av bilen, hvilket i 2020 vil si 3,40 kr per kilometer.
Om ansatte har tilgang på firmabil privat, men også bruker bilen mye i jobben, kan en elektronisk kjørebok benyttes for å dokumentere dette. Regelen her er at kjørelengde på over 40 000 i jobbsammenheng gir mulighet for redusert skattegrunnlag.

Elektronisk kjørebok – Skatteetatens regler

Når det gjelder regler for bruk av elektronisk kjørebok, er det viktig å følge Skatteetatens retningslinjer. I tillegg til at kjøreboken kan brukes for å øke effektiviteten innad i bedriften, er det tross alt dokumentasjon til myndighetene som er det aller viktigste. Skatteetaten definerer en elektronisk kjørebok som en GPS-basert kjørebok som monteres fast i kjøretøyet, og de setter i tillegg disse kravene:

Kjøreboken skal registrere faktisk distanse, dato og klokkeslett.
Den elektroniske kjøreboken skal ikke gi mulighet for endring eller sletting av disse dataene.
Kjøreboken må registrere adresse for turens start og slutt, samt formålet for turen.
Eventuelle avvik – som for eksempel driftsstans – skal registreres i kjøreboken.
Arbeidsgiver skal stå for både anskaffelse og administrasjon av kjøreboken.

Regler elektronisk kjørebok – Personvern

Elektronisk kjørebok for å møte Skatteetatens krav på dokumentasjon av yrkeskjøring er den vanligste anledningen til hvorfor majoriteten av bedrifter med kjøretøy i Norge bruker elektronisk kjørebok. At skrive for hand er alt for tidskrevende.

I tillegg til regler og krav til dokumentasjon, vil bruk av elektronisk kjørebok også henge tett sammen med regler for personvern. Ettersom flåtestyring og GPS-sporing av kjøretøy innebærer mye av de samme elementene som overvåkning, finnes det enkelte retningslinjer en må følge for å sikre at man er på riktig siden av loven.

Å befinne seg på rett side av loven, vil i denne sammenheng bety at man har et rettslig grunnlag for å benytte seg av sporingsteknologi. Når det gjelder flåtestyring og elektroniske kjørebøker, vil det generelt sett være to rettslige grunnlag som vil være aktuelle:

Det kan være krav til installering av sporingsutstyr for å overholde lovpålagte forpliktelser. Dette kan eksempelvis være krav til kjøre- og hviletid i transportbransjen.
Arbeidsgiveren kan ha en berettiget interesse i å lokalisere kjøretøy for effektivisering av driften, eller for å sikre ansattes, varers og/eller kjøretøys sikkerhet.

Dette rettslige grunnlaget gir dog ikke rett til innføring av sporingssystem i seg selv. Slike tiltak vil nemlig aldri være lovlig om dette fører til at bedriftens interesser går foran de ansattes interesser.

Vi kan hjelpe deg

Om du fortsatt lurer på hvilke krav som stilles til din bruk av elektronisk kjørebok, er du hjertelig velkommen til å kontakte oss. Vi kan fortelle deg alt du trenger å vite om kjørebok regler, og generelt om fordelene våre elektroniske kjørebøker kan gi din bedrift.
Du kommer i kontakt med oss via skjemat nedenfor!