Hva er en elektronisk kjørebok?
En elektronisk kjørebok er en digital og automatisert utgave av den velkjente kjøreboka i papirutgaven. Den manuelle kjøreboken er noe mange bedrifter og næringsdrivende tidligere har benyttet seg av for å dokumentere kjøring i firmabil og yrkesbil. Problemet med den manuelle er at den krever mye tid og nøye dokumentering for å få med alt.
GPS-basert og digital kjørebok
Den digitale kjøreboken er fullautomatisk og tar i bruk GPS-systemet og mobilnettverket(GSM) for først å logge all data om bilens bevegelser og dernest sende data til et serversystem. Ved hjelp av smart software kan kjøreboken gjøres digital og nyttig bildata kan enkelt gjøres tilgjengelig for både sjåfør og eier av bilen.
Hva er en elektronisk kjørebok og hvilke typer elektroniske kjørebøker finnes det?
Det finnes i hovedsak 3 typer av elektroniske kjørebøker i dag. Den billigste varianten er offline og brukeren må derfor overføre data fra den mobile GPS-enheten og over på en laptop eller datamaskin. De to andre andre variantene er fastmonterte kjørebøker som sender data automatisk via SIM-kort som er montert i kjøreboken og som bruker 3G eller 4G-nettet i dag. De kan enten leveres som enheter som kobles på bilens batteri eller bilens diagnoseport, såkalt OBD2-port. Disse variantene er i dag de mest vanlige og de største leverandørene på markedet selger enten OBD2 løsningen eller tilkobling til bilens batteri.
Den nyeste kjøreboken på markedet finner du her.
Hva koster en elektronisk kjørebok?
Se priser for elektronisk kjørebok her nedenfor.
Hvilke krav gjelder for en elektronisk kjørebok?
Det finns en rekke krav som Skatteetaten har satt til en kjørebok før den kan brukes som dokumentasjon av yrkeskjøring med firmabil, yrkesbil eller servicebil.
Det første kravet er at den elektroniske kjøreboken er en GPS-basert kjørebok som monteres fast i kjøretøyet. Med fast menes at den ikke tas ut av kjøretøyet for overføring av kjøredata til en datamaskin.
Dernest finns det en rekke spesifikke krav til innhold og datamengde som kreves. Disse kravene kan du også finne på Skatteetaten.no.
- Kjøreboken skal registrere faktisk kjørt distanse, dato og klokkeslett.
- Kjøreboken skal ikke gi mulighet for å rette eller slette disse opplysningene
- Den skal dokumentere adresser for turens start og stopp, samt et formålsfelt hvor du registrerer hvorvidt turen er privat eller beskriver yrkesreisens formål.
- Avvik i kjøreboken, som for eksempel driftsstans, skal registreres i kjøreboken.
- Den elektroniske kjøreboken skal anskaffes og administreres av arbeidsgiver.
- Dette innebærer at arbeidsgiver sørger for anskaffelse og installasjon og at han har tilgang til og behandler nødvendige opplysninger i kjøreboken, jf. opplysningsplikten.
Hvilke fordeler er det med en digital kjørebok?
En elektronisk kjørebok sparer bedriften for arbeidsgiveravgift, og andre kostnader knyttet til registrering og kontroll av bilbruken i firma. den ansatte som bruker bilen kan benytte elektronisk kjørebok til å spare skatt og økonomiske tap når de bruker egen bil i yrkessammenheng. En elektronisk kjørebok er for eksempel nyttig til å sikre at man får utbetalt korrekt kjøregodtgjørelse.
Les mer om reglene for bilgodtgjørelse og kjøregodtgjørelse her.
Har arbeidsgiver firmabil eler yrkesbiler er det også en rekke krav til dokumentasjon som arbeidsgiver må være oppmerksom på. Har de ansatte adgang til å bruke yrkesbilene til private formål? Brukes bilene privat? I så fall vil både ansatte og firma kunne risikere en skattesmell.
Les mer om reglene for yrkesbiler og firmabilbeskatning her.